Resumen rápido
- Problema: oficinas desbordadas por correos y tareas, sin saber si la carga es asumible.
- Enfoque: usar conceptos de fábrica (flujo, capacidad, WIP, estándar) aplicados a tareas intelectuales.
- Qué te llevas: marco simple y un simulador de carga para ver si estás en “modo fábrica” o “modo bomberos”.
- Tiempo: 7 min de lectura + 3 min para simular tu situación.
1) Qué significa “método industrial” en un despacho
No se trata de convertir la oficina en una cadena de montaje, sino de copiar lo que funciona en industria:
- Flujo: camino claro desde que entra hasta que se entrega.
- Capacidad: saber cuánto puede sacar el equipo al día sin quemarse.
- WIP: limitar el trabajo en curso para no atascarse.
- Estándar: definir la "forma normal" de hacer las cosas.
Cuando estos cuatro puntos están claros, baja el caos y suben los cierres.
2) Dónde aplicar el método industrial
En un despacho típico, casi todo el trabajo se puede agrupar en tres flujos principales:
Entrada
Emails, llamadas, tickets... Todo lo que "cae" y abre un frente nuevo.
En Curso (WIP)
Expedientes abiertos, informes a medias. Aquí es donde se atasca todo.
Entregado
Lo que genera valor real: informes enviados, expedientes cerrados.
3) Pasos prácticos para industrializar tu despacho
- Dibuja tu flujo. 3-5 columnas (Entrada, En curso, Revisión, Hecho).
- Cuenta tu WIP. ¿Cuántas cosas hay abiertas ahora mismo?
- Estima tiempo por tarea. ¿Horas reales de foco por expediente?
- Calcula capacidad. Usa el simulador de abajo.
- Decide límites. Si entra más de lo que sale, hay que frenar la entrada.
Calculadora de Capacidad
Introduce los datos de tu equipo. Te diremos si estás en zona cómoda, al límite o en modo incendio.
Resto son reuniones e interrupciones.
Estado del Equipo
0% Saturación
Introduce tus datos para ver el análisis.
Caso breve: de apagar fuegos a planificar
Despacho de servicios con 8 personas. Síntomas: correos sin responder, horas extra y sensación de caos.
Solución: Limitaron a 3 expedientes en curso por persona, midieron las horas de foco reales (solo 3,5h/día) y ajustaron la entrada de trabajo.
Resultado: Reducción del 30% en plazos de entrega y eliminación de horas extra en cierres.
Mini plan de 2 semanas
Semana 1: Medir
- Dibuja el flujo en 3 columnas.
- Cuenta el WIP actual.
- Estima horas por tarea y usa el simulador.
Semana 2: Limitar
- Fija límites de WIP por persona.
- Bloquea tramos de foco sin reuniones.
- Revisa el tablero 10 min al día.